INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER GLI UTENTI DEL SITO INTERNET – PER I FORNITORI – PER I CLIENTI DI SITEM SRL (ai sensi degli artt. 13 e 14 Reg. UE n. 2016/679)
1 . Introduzione
In Sitem siamo consapevoli dell’importanza della protezione dei dati personali e del rispetto della privacy dei nostri utenti. Pertanto, gestiamo tutte le informazioni a noi fornite con estrema cura e garantiamo sicurezza e riservatezza durante l’elaborazione delle informazioni personali dei nostri utenti. La presente Informativa, descrive le modalità di gestione dei dati personali tramite il sito https://www.sitemnet.it od altri canali istituzionali ed è valida per i visitatori del sito web, potenziali clienti e clienti e di potenziali fornitori o fornitori. Lo scopo di questa informativa privacy è di fornire la massima trasparenza relativamente alle informazioni che il sito raccoglie e su come le usa.
2. Informazioni di carattere generale
Si informano gli interessati, così come definiti nel GDPR, dei seguenti profili generali, validi per tutti gli ambiti del trattamento:
tutti i dati sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato e nel rispetto dei principi generali previsti dal GDPR;
raccogliamo e trattiamo i suoi dati solo per le finalità indicate nella presente informativa o per le specifiche finalità già condivise con lei e/o in merito alle quali ha espresso il consenso;
abbiamo l’obiettivo di raccogliere trattare ed usare il minor numero di dati personali possibile;
quando dobbiamo raccogliere i suoi dati personali, ci assicuriamo che siano il più precisi ed aggiornati possibile;
se i dati personali che raccogliamo non sono più necessari per alcuna finalità e non siamo tenuti a conservarli per obbligo di legge, faremo tutto quanto possibile per cancellarli, distruggerli o anonimizzarli;
specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti, o non corretti e accessi non autorizzati;
i suoi dati personali non saranno condivisi, venduti, resi disponibili o comunicati a soggetti diversi rispetto a quelli indicati nella informativa.
dettagli completi su ciascuna tipologia di dati raccolti sono forniti nella sezione dedicata di questa Privacy Policy.
3 . Titolare del trattamento, responsabili e incaricati
Titolare del Trattamento dei Dati personali: Sitem Srl, Via Merano, 7/1 – Genova (GE)
Responsabile del Trattamento aziendale: Tiziana Cortese, Via Merano, 7/1 – Genova (GE)
L’elenco dei responsabili in outsourcing e degli incaricati al trattamento è custodito presso la sede legale e operativa del Titolare del trattamento.
4. Oggetto e finalità del Trattamento per gli utenti del sito internet
Il Titolare tratta i seguenti dati personali dei propri utenti del sito, attraverso il Form di contatto:
- identificativi e di contatto (ragione sociale, nome, cognome, telefono, e-mail);
- quanto indicato nella sezione “Messaggio”.
I dati personali sono trattati allo scopo di potere dare riscontro alle richieste arrivate attraverso il Form di contatto.
5. Oggetto e finalità del Trattamento per i clienti o potenziali clienti
Il Titolare tratta i seguenti dati personali dei clienti o dei potenziali clienti anche attraverso il Form di contatto del sito internet o attraverso fiere od incontri commerciali:
- identificativi (ragione sociale, nome, cognome, dati ricavati da visura societaria);
- di contatto (telefono, cellulare, e-mail, pec);
- dati bancari.
I dati personali sono trattati allo scopo di
- poter dare riscontro alle richieste arrivate attraverso il Form;
- apertura e gestione di un contratto;
- adempiere ad obblighi previsti dalla legge e/o dalla normativa comunitaria;
- permettere la gestione amministrativa/contabile dell’azienda;
- permettere la gestione delle attività di vendita di beni e/o erogazione dei servizi offerti da Sitem;
- eseguire obblighi derivanti dal contratto tra le parti;
- gestire eventuali reclami e contenziosi.
6. Oggetto e finalità del Trattamento per i fornitori o potenziali fornitori
Il Titolare tratta i seguenti dati personali dei fornitori o dei potenziali fornitori:
- identificativi (ragione sociale, nome, cognome, dati ricavati da visura societaria);
- di contatto (telefono, cellulare, e-mail, pec);
- dati bancari;
I dati personali sono trattati allo scopo di:
- chiedere informazioni inerenti l’attività del fornitore;
- apertura e gestione di un rapporto commerciale;
- adempiere ad obblighi previsti dalla legge e/o dalla normativa comunitaria;
- permettere la gestione amministrativa/contabile dell’azienda;
- permettere la gestione delle attività di acquisto di beni e/o erogazione di servizi;
- eseguire obblighi derivanti dal contratto tra le parti;
- gestire eventuali reclami e contenziosi.
7. Modalità di trattamento, criteri e tempi di custodia
Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 del Reg. UE n. 2016/679 e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, modifica, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, limitazione, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico.
Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati, secondo l’art 5, e) del Reg. Ue 2016/679, in particolar modo:
– i dati ricavati dal Form nel sito internet saranno conservati per il tempo necessario a poterle dare un riscontro, in ogni caso non oltre l’anno se non si è dato seguito a nessun rapporto commerciale;
– la documentazione amministrativa, contabile, fiscale, civilistica, da regolamenti e normative comunitarie ed extra comunitarie, sarà custodita nei nostri archivi informatici e cartacei per almeno 10 anni dalla loro emissione.
Nel caso in cui si dovesse interrompere il rapporto instaurato, Sitem conserverà solo i dati espressamente richiesti o previsti per legge e solo per il tempo indicato dalla legge stessa.
8. Accesso ai dati
I dati potranno essere resi accessibili, per le finalità di cui alle sezioni n° 4, 5 e 6, della presente informativa:
- a dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento;
- a società terze nella loro qualità di Responsabili esterni del trattamento quali: società di consulenza, enti di Certificazione della Qualità, società informatiche per manutenzione del sistema IT, del sito internet e di eventuali gestionali studi professionali eroganti servizi contabili, tributari, fiscali, agenti banche, istituti di credito, assicurazioni, società, studi legali
ad appaltatori di installazione e manutenzione impianti che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare.
9. Diffusione dei dati
I dati non saranno in alcun modo diffusi a terzi senza il preventivo e specifico consenso.
10. Trasferimento dati personali verso Paesi terzi
I dati non saranno in alcun modo oggetto di trasferimento verso Paesi terzi extra UE per quanto riguarda i dati dell’utente del sito internet, dei fornitori e dei clienti. Possono esserci trasferimenti di dati raccolti previo consenso di potenziali clienti verso i nostri distributori, presenti nei paesi UE e extra UE.
11. Diritti dell’interessato
In base al Reg.to UE 2016/679-Cap.III:
1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione: dell’origine dei dati personali; delle finalità e modalità del trattamento; della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2; dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. L’interessato ha diritto di ottenere:
a. l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
b. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c. l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
d. copia delle informazioni in nostro possesso in un formato comune e interoperabile;
e. la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi, in tutto o in parte: per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
Inoltre, l’interessato ha il diritto di:
f. revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
g. proporre reclamo ad un’Autorità di Controllo;
E’ possibile richiedere al Titolare, una “dichiarazione di attestazione” idonea a certificare che le richieste avanzate siano state effettivamente risolte e portate a conoscenza di coloro ai quali erano stati precedentemente diffusi e comunicati i dati.
In quanto soggetto interessato, potrà anche delegare una terza persona con una copia della procura ovvero della delega sottoscritta in presenza di un incaricato o sottoscritta e presentata unitamente a una fotocopia non autenticata di un documento di riconoscimento dell’interessato. Il Titolare è tenuto a dare riscontro alla richiesta entro 15 giorni dalla data di inoltro o 30 giorni nel caso in cui la risposta sia problematica, in ogni caso entro il 15 esimo giorno verrà data comunicazione scritta delle motivazioni del ritardo.
12. Modalità di esercizio dei diritti
Potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando:
– una raccomandata a.r. a Sitem Srl, Via Merano, 7/1 – Genova (GE);
– una e-mail all’indirizzo sitem@pec.it.
13. Titolare, responsabile e incaricati
Il Titolare del trattamento è Sitem Srl. Il Responsabile del Trattamento è Tiziana Cortese.
L’elenco dei responsabili e degli incaricati al trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento.
14. Aggiornamenti della Policy Privacy
La presente informativa è stata aggiornata in occasione del GDPR e può essere oggetto di revisione periodica, anche in relazione alla normativa e giurisprudenza di riferimento.
In caso di variazioni significative verrà data, per un tempo congruo, opportuna evidenza in homepage del sito o attraverso comunicazione e-mail. Si invita comunque l’interessato a consultare periodicamente la presente Policy.